Как правильно писать деловые письма

На самом деле статья, о которой пойдет речь, называется: Как 16-летний подросток сумел написать одно из лучших деловых писем в мире. Но по-моему, это настоящий краткий учебник!

Обозреватель Business Insider Элисон Шонтелл проанализовала лучшее, по ее мнению, деловое письмо

Сегодня утром, когда я открыла свой рабочий адрес электронной почты, там насчитывалось около 600 непрочитанных сообщений.

Среди самых свежих посланий было письмо от загадочного человека по имени Ксавье. Я никогда не слышала о нем раньше. Письмо было с заголовком «Статья». Заинтригованная, я открыла его. Сообщение было кратким:

«Привет, Элисон, перейду сразу к делу. Я видел несколько написанных Вами статей о предпринимателях, они мне понравились, и буду рад, если Вы напишете и обо мне. Сегодня мой профиль был опубликован в The Age, The Sydney Morning Herald, WA Today, Canberra Times & Brisbane Times. Когда я последний раз я говорил с журналистом, он был просмотрен более чем 180.000 раз. Все отзывы были очень позитивными. Я получил предложения от нескольких газет, телеканалов и радиостанций, но я хотел бы больше – чтобы эта история была размещена на Business Insider. Позвольте мне узнать , что Вы думаете по этому поводу? Cheers! — С уважением, Ксавье Ди Петта».

Мой ответ: «Впечатляет. Когда Вам можно позвонить»?

Другие журналисты, вероятно, предпочли бы поступить иначе. Но вот почему сообщение Ксавье подействовало на меня:

1. Прекрасный заголовок. Он был коротким (легко воспринимаемым) и таинственным. Это «статья» заставило меня думать о чем-то личном. Я предположила, что это была отклик читателя на написанный мной пост, и я всегда читаю такие вещи. Даже когда письмо Ксавье оказалось не тем, я не чувствовала себя обманутой. Это был не заманивающий заголовок, письмо действительно было о «статье».

2. Сообщение было коротким и прямым. Первое предложение Ксавье было уверенным и интригующим. Кроме того, оно было учтивым: «перейду сразу к делу». Он знает, что журналисты получают много писем, и у них нет времени или терпения, чтобы читать длинные расплывчатые сообщения от чужих людей.

3. Он объяснил, почему его сообщение может быть мне интересно. Когда начинающая компания или личность не известны, они должны сразу дать понять, почему их истории стоит времени писателя. Это наиболее легко сделать с помощью упоминания имен – например, больших брендов, которые поддерживают, таких как Y Combinator или Фред Уилсон. В этом случае роль крупных брендов сыграли публикации, например в The Morning Herald Syndey.

Иногда упоминание других публикаций в прессе может иметь неприятные последствия. Если бы он сказал: «Я написал в TechCrunch , PandoDaily» и т.д., я бы вряд ли стала о нем писать, у нас много общих читателей. Вместо этого он назвал австралийское издание, что сказало мне, что в американской прессе множества упоминаний о нем еще ​​нет.

4. Его история на самом деле интересна. Есть много людей, о которых невозможно написать историю. Или их истории не важны для меня. Если я не могу понять, что мне интересно о вас или вашем стартапе, я не смогу написать что-то интересное для читателя.

Когда я открыла статью в Sydney Morning Herald, я была поражена. Заголовок гласил: «Простые будни подростка, зарабатывающего 50 тысяч долларов в месяц». Это впечатляет. Я хотела узнать, как он это сделал, и я уверена, что и наши читатели хотели бы это узнать. Это тоже заинтересовало меня как журналиста.

Тем не менее, он мог бы сделать свое письмо еще более впечатляющим и эффективным. Ди Петта упоминает еще одного журналиста, чья статья о нем заработала 180 тысяч просмотров. Эта деталь меня не порадовала. Я предпочла бы сама быть тем, кто получает 180 тысяч просмотров, опубликовав историю, и я не хочу чувствовать себя повторяющей чужую публикацию.

Вместо этого он мог бы привести другие поразительные цифры — числа выделяются больше, чем текст, возникают ли они в заголовках, постах в социальных сетях или резюме. Ксавье не упомянул в своем сообщении о заработке $50 тысяч в месяц или о том, что он так молод, что должен был даже спросить разрешения своего отца, прежде чем позволить мне опубликовать его письмо на BI.

На самом деле, мне понравилось, что он кокетничает своим возрастом. Это делает его более уверенным, видно, что возраст – не главное его качество (хотя он может помочь для написания броских заголовков в BI — вы читаете это, правда?).

Несмотря на все это, Ди Петта сумел меня очень заинтересовать, и я с нетерпением жду, чтобы встретиться с вундеркиндом в четверг.

http://adindex.ru/

%d такие блоггеры, как: